POLITYKA PRYWATNOŚCI
Dla kogo przeznaczona jest niniejsza polityka prywatności?
UAB „Admita”, kod firmy 125323158, kod podatnika VAT LT253231515, adres siedziby: Oslo g. 5, LT-04131 Wilno (dalej – Spółka lub My), dba o ochronę Państwa danych osobowych i prywatność. Przetwarzając Państwa dane osobowe, kierujemy się:
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych (dalej – Rozporządzenie lub RODO),
Ustawą Republiki Litewskiej o prawnej ochronie danych osobowych oraz innymi mającymi zastosowanie aktami prawnymi z zakresu ochrony danych.
Aby w sposób przejrzysty informować o tym, jak zbieramy, wykorzystujemy i przechowujemy Państwa dane, publikujemy niniejszą politykę prywatności (dalej – Polityka). Ma ona zastosowanie do wszystkich osób, które korzystają z naszych usług, odwiedzają nasze strony internetowe lub kontaktują się z nami w inny sposób.
Gdzie stosuje się niniejszą Politykę?
Niniejsza Polityka ma zastosowanie, gdy korzystasz z:
Naszych usług krótko- lub długoterminowego wynajmu samochodów, w tym za pośrednictwem platformy https://admita.lt i https://admitaflex.lt; Naszych usług parkingowych, w tym rezerwacji i automatycznego wjazdu przez https://admitaparking.com; Usług serwisu samochodowego https://admitamotors.lt, w tym rejestracji na usługi serwisowe, składania zapytań oraz komunikacji dotyczącej obsługi technicznej, diagnostyki lub napraw samochodów; Naszych kanałów obsługi klienta – telefonicznie, e-mailem, przez system samoobsługowy lub w mediach społecznościowych.
W niniejszej Polityce znajdziesz informacje na temat:
Jakie Twoje dane osobowe zbieramy i w jakich celach je wykorzystujemy;
Komu Twoje dane mogą być przekazywane;
Jak długo je przechowujemy;
Jakie prawa Ci przysługują i jak możesz je realizować.
Zwracamy uwagę, że niniejsza Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach będziemy informować w sposób wyraźny, jednak zalecamy okresowe przeglądanie jej na naszych stronach internetowych.
Czym są dane osobowe i jak są przetwarzane?
Dane osobowe – to wszelkie informacje, które pozwalają bezpośrednio lub pośrednio Cię zidentyfikować. Mogą to być na przykład Twoje imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu, informacje o rezerwacji lub płatnościach.
Przetwarzanie danych osobowych – to wszelkie działania wykonywane na danych osobowych: ich zbieranie, zapisywanie, przechowywanie, zmiana, przekazywanie, przeglądanie, usuwanie itp.
Przetwarzając Twoje dane, przestrzegamy następujących podstawowych zasad:
Celowość i minimalizacja – zbieramy dane tylko w zakresie niezbędnym do konkretnego celu;
Zgodność z prawem i przejrzystość – informujemy Cię o wykorzystaniu danych, kierujemy się przepisami prawa;
Dokładność – dbamy o to, aby dane były dokładne i w razie potrzeby aktualizowane;
Ograniczenie przechowywania – dane przechowujemy tylko tak długo, jak jest to niezbędne lub wymagane przez przepisy prawa;
Bezpieczeństwo – stosujemy środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony Twoich danych przed nieuprawnionym ujawnieniem, utratą lub zniszczeniem.
W jakich celach przetwarzamy Twoje dane osobowe?
I. Zawarcie i administrowanie umowy
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
Aby móc zawierać i administrować umowy dotyczące wynajmu samochodów (krótko- lub długoterminowego) oraz usług parkingowych, a także prawidłowo rejestrować zamówienia na naszych stronach internetowych https://admita.lt, https://admitaflex.lt i https://admitaparking.com, przetwarzamy następujące Twoje dane osobowe:
Imię, nazwisko;
Data urodzenia lub numer identyfikacyjny (gdy jest to niezbędne do identyfikacji);
Dane prawa jazdy (w przypadku usług wynajmu);
Adres e-mail;
Numer telefonu;
Adres (miejsca zamieszkania lub siedziby osoby prawnej);
Nazwa firmy, kod firmy i numer identyfikacji podatkowej VAT (jeśli klientem jest osoba prawna);
Numer rejestracyjny pojazdu;
Dane zamówienia usługi (kod rezerwacji, data, rodzaj usługi, czas trwania, miejsce);
Dane umowy (wybrany samochód, okres wynajmu, parking, usługi dodatkowe);
Dane płatności (kwota, sposób płatności, status);
Dane logowania do systemu samoobsługowego (e-mail, hasło).
Jak pozyskujemy te dane?
Bezpośrednio od Ciebie, gdy składasz zapytanie lub zamówienie przez nasze strony internetowe albo kontaktujesz się telefonicznie, e-mailem lub osobiście;
Gdy korzystasz z naszego systemu samoobsługowego lub automatycznych systemów parkingowych;
Od partnerów, gdy usługa jest rezerwowana lub realizowana wspólnie z osobami trzecimi (np. przez inne platformy wynajmu lub zarządców parkingów);
Od operatorów płatności – w celu realizacji płatności.
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
Do zamówienia usług (wynajmu lub parkowania) i zawierania umów;
Do rezerwacji, świadczenia i administrowania usług;
Do potwierdzenia tożsamości, w tym weryfikacji uprawnień kierowcy (w przypadku wynajmu);
Do wystawiania faktur i zarządzania płatnościami;
Do udzielania dostępu do miejsc parkingowych lub samochodów za pomocą systemu rozpoznawania numerów rejestracyjnych lub terminali wynajmu;
Do utworzenia i administrowania kontem klienta (samoobsługa).
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usług lub w przypadkach przewidzianych przepisami prawa:
Dostawcom systemów IT i partnerom infrastruktury technicznej – w celach administrowania samoobsługą, rezerwacjami, umowami i płatnościami;
Zarządcom samochodów i parkingów / partnerom – jeśli usługa jest realizowana na zarządzanych przez nich terenach lub przy użyciu ich platform;
Dostawcom usług płatniczych – w celu zapewnienia rozliczeń lub zwrotów;
Prawnikom, konsultantom, audytorom – w przypadkach administracji wewnętrznej lub rozstrzygania sporów;
Organom państwowym i organom ścigania – tylko gdy wymagają tego przepisy prawa;
Dostawcom usług administrowania lub windykacji długów, jeśli klient nie wywiązuje się ze zobowiązań;
Towarzystwom ubezpieczeniowym – w przypadku wypadków lub szkód.
Twoje dane nie są przekazywane w celach komercyjnych lub reklamowych bez Twojej zgody. Nie są również przekazywane poza granice Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony zgodnie z RODO.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Przetwarzając Państwa dane osobowe, kierujemy się ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz innymi mającymi zastosowanie aktami prawnymi. W zależności od sytuacji Państwa dane są przetwarzane na następujących podstawach:
Na podstawie zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Gdy przekazują nam Państwo swoje dane podczas rejestracji, rezerwacji usługi wynajmu samochodu lub parkowania na naszych stronach internetowych (admita.lt, admitaflex.lt, admitaparking.com) lub za pośrednictwem systemu samoobsługowego, pomiędzy Państwem a UAB „Admita” zostaje zawarta umowa. W takim przypadku Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu prawidłowego wykonania tej umowy i świadczenia zamówionych usług (np. doboru samochodu, zapewnienia dostępu do parkingu, kontaktu w sprawie zamówienia itp.).
Na podstawie wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Po zakończeniu stosunków umownych jesteśmy zobowiązani przechowywać określone dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – na przykład do celów księgowych, podatkowych lub archiwizacyjnych. W takich przypadkach dane są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych przewidzianych w:
Kodeksie cywilnym Republiki Litewskiej;
Ustawie Republiki Litewskiej o podatku od wartości dodanej;
Wykazie ogólnych terminów przechowywania dokumentów zatwierdzonym zarządzeniem Głównego Archiwisty Republiki Litewskiej;
innych obowiązkach określonych w przepisach prawa.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Dane umów zawartych z Tobą i (lub) złożonych zamówień, w tym wszystkie dokumenty potwierdzające oraz przekazane przez Ciebie dane osobowe, przetwarzamy przez cały okres obowiązywania umowy;
Po zakończeniu umowy lub realizacji zamówienia dane te są przechowywane przez 10 (dziesięć) lat, zgodnie z przepisami prawa.
Ten okres przechowywania pozwala nam bronić naszych interesów prawnych, spełniać wymogi audytowe i sprawozdawcze, a także właściwie reagować na ewentualne spory lub zapytania organów państwowych.
II. Administrowanie usługami Spółki
(Świadczenie usług parkingowych i wynajmu samochodów)
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
W celu zapewnienia prawidłowego administrowania parkingami i usługami wynajmu samochodów przetwarzamy następujące Twoje dane osobowe:
W przypadku usług parkingowych:
Numer rejestracyjny pojazdu;
Lokalizacja parkingu;
Data i godzina rozpoczęcia i zakończenia parkowania (lub zarezerwowany okres);
Czas trwania i wybrany rodzaj usługi (np. z możliwością anulowania / bez możliwości anulowania);
Status płatności (opłacone / nieopłacone), kwota, wybrany sposób rozliczenia;
Dane transakcji (np. identyfikator płatności bankowej);
Numer telefonu
W przypadku usług wynajmu samochodów:
Imię, nazwisko;
Data urodzenia lub numer identyfikacyjny;
Dane kontaktowe – e-mail, numer telefonu, adres;
Dane prawa jazdy (jeśli dotyczy);
Kopia prawa jazdy (jeśli dotyczy);
Okres wynajmu samochodu, wybrany samochód, miejsca odbioru i zwrotu;
Informacje o płatności i dane faktur;
Informacje o koncie (e-mail, dane logowania, historia zamówień);
Dokumenty lub zgody przekazane przez klienta.
Jak pozyskujemy te dane?
Bezpośrednio od Ciebie – gdy rejestrujesz się, rezerwujesz lub korzystasz z naszych stron internetowych, samoobsługi, telefonu lub e-maila;
Automatycznie – gdy wjeżdżasz na parking wyposażony w system rozpoznawania numerów rejestracyjnych (ANPR);
Od dostawców usług płatniczych lub platform partnerskich – gdy usługa jest zamawiana za pośrednictwem osób trzecich.
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
W przypadku usług parkingowych – do identyfikacji pojazdu, ustalenia czasu trwania usługi, obliczenia ceny i administrowania płatnością;
W przypadku wynajmu – do oceny uprawnień kierowcy, przygotowania samochodu, zapewnienia realizacji usługi i kontroli zwrotu;
We wszystkich przypadkach – w celach obsługi klienta, jakości usług, płatności, dostępu do samoobsługi i wystawiania faktur.
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Twoje dane mogą być przekazywane:
Naszym partnerom IT i administracji systemów (np. dostawcom systemów samoobsługi, płatności lub rezerwacji);
Zarządcom / właścicielom samochodów lub parkingów – gdy usługa jest realizowana przez partnerów;
Dostawcom usług płatniczych – bankom, operatorom płatności;
Operatorom telefonii komórkowej – jeśli wykorzystywany jest sposób płatności SMS;
Prawnikom, dostawcom usług windykacji i doradczych – jeśli jest to konieczne ze względu na nieopłacone usługi lub spory;
Towarzystwom ubezpieczeniowym – w przypadkach administrowania szkodami lub incydentami;
Organom państwowym – tylko gdy wymagają tego przepisy prawa.
Wszystkie dane są przekazywane wyłącznie zaufanym odbiorcom, którzy zapewniają środki bezpieczeństwa zgodne z RODO. Dane nie są przekazywane poza granice Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane?
Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy zamawiasz usługę (np. rezerwujesz parking lub wynajmujesz samochód), przetwarzamy dane w celu świadczenia usługi;
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – gdy jesteśmy zobowiązani do przechowywania danych zgodnie z przepisami o rachunkowości, podatkach lub archiwizacji;
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w celu zapewnienia bezpieczeństwa usług, prawidłowego funkcjonowania, zapobiegania sporom lub zapewnienia jakości.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Dane dotyczące parkowania lub zamówień jednorazowych przechowujemy przez 3 lata od dnia świadczenia usługi lub ostatecznego rozliczenia;
Dane umów długoterminowych – przez 10 lat od zakończenia umowy;
Dane rejestracji wjazdów i postoju (np. zdjęcia numerów rejestracyjnych) – do 2 miesięcy, z wyjątkiem przypadków, gdy konieczne jest dłuższe przechowywanie w celach organów ścigania lub rozstrzygania sporów.
III. Zarządzanie zadłużeniem
(Administrowanie naruszeniami zasad płatności, w tym ustalanie tożsamości)
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
W przypadku, gdy klient nie reguluje płatności za usługi świadczone przez UAB „Admita”, narusza zasady płatności lub ignoruje warunki opłacenia usługi, przetwarzamy następujące dane osobowe:
Dane najemcy pojazdu: imię, nazwisko, numer identyfikacyjny, adres zamieszkania;
Numer rejestracyjny pojazdu;
Informacje o pojeździe i (lub) okresie wynajmu (data i godzina odbioru/zwrotu, rodzaj usługi);
Informacje o pojeździe i (lub) okresie postoju (data i godzina wjazdu/wyjazdu, miejsce lub strefa postoju, rodzaj usługi);
Wizerunek pojazdu lub zdjęcie numeru rejestracyjnego (gdy jest zbierane za pomocą ANPR lub kamer monitoringu);
Kwota do zapłaty, dane powstałego zadłużenia;
Informacje wygenerowane podczas korespondencji, informowania lub windykacji długu (odpowiedzi dłużnika, przebieg komunikacji).
Jak pozyskujemy Twoje dane?
Z naszych systemów – gdy korzystają Państwo z usług wynajmu samochodów lub parkowania świadczonych przez „Admita” i nie dokonują płatności na określonych warunkach;
Z systemów monitoringu wizyjnego – gdy zostaje zarejestrowane parkowanie, ale płatność nie zostaje dokonana;
Z VĮ „Regitra” – gdy w razie potrzeby ustalamy tożsamość właściciela pojazdu;
Z publicznie dostępnych źródeł lub rejestrów państwowych, gdy wymaga tego zgodny z prawem proces administrowania należnością.
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
Do ustalenia, który pojazd i która osoba (właściciel lub użytkownik) korzystała z usługi i nie dokonała płatności;
Do uzasadnienia okoliczności naruszenia zasad płatności, zebrania dowodów dotyczących świadczonych, ale nieopłaconych usług;
Do zainicjowania kontaktu z klientem w sprawie zadłużenia i wezwania go do rozliczenia;
W razie potrzeby – do przekazania informacji partnerom windykacyjnym, prawnikom lub towarzystwom ubezpieczeniowym;
Do obrony prawnie uzasadnionych interesów majątkowych Spółki, gdy konieczna jest przedsądowa lub sądowa windykacja długu.
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Firmom zajmującym się administrowaniem lub windykacją należności, które działają w imieniu UAB „Admita”, wykonując funkcje zarządzania zadłużeniem (w tym identyfikację dłużnika, wysyłkę powiadomień, reprezentację przedsądową lub sądową);
Prawnikom, notariuszom, komornikom – gdy konieczne jest przygotowanie lub prowadzenie procedur prawnych dotyczących długu;
Towarzystwom ubezpieczeniowym, jeśli usługa jest ubezpieczona lub dług jest związany z naprawieniem szkody;
Instytucjom państwowym lub organom ścigania (np. policji, sądowi, VMI) – wyłącznie w trybie określonym przepisami prawa, gdy jest to niezbędne do ochrony naszych praw lub realizacji zobowiązań.
We wszystkich przypadkach Twoje dane są przekazywane wyłącznie zaufanym odbiorcom, zapewniającym odpowiedni poziom ochrony danych osobowych. Dane nie są przekazywane poza granice Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że odbywa się to z zachowaniem wszystkich wymogów RODO.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO mamy prawnie uzasadniony interes w odzyskaniu zaległości za świadczone usługi. Dlatego dane są przetwarzane w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów majątkowych UAB „Admita” związanych z dochodzeniem nieopłaconych kwot, a także w celu zapewnienia dyscypliny płatniczej i rzetelności wobec innych klientów.
Jak długo przechowujemy Twoje dane?
Dane związane z zarządzaniem zadłużeniem są przetwarzane do pełnej spłaty zadłużenia lub zakończenia roszczenia prawnego;
Po windykacji zadłużenia – dane są przechowywane jeszcze przez 3 lata wraz z powiązanymi informacjami o zamówieniu usługi, w celu obrony interesów prawnych lub odpowiedzi na zapytania.
IV. Wypełnianie obowiązków podatkowych
(Wystawianie i administrowanie dokumentów księgowych)
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
Aby zapewnić prawidłowe prowadzenie księgowości i realizację obowiązków podatkowych związanych z usługami wynajmu samochodów oraz parkowania świadczonymi przez UAB „Admita”, przetwarzamy następujące Państwa dane osobowe:
Imię, nazwisko;
Data urodzenia (jeśli jest to niezbędne dla dokładności identyfikacji lub wpisu w dokumentach);
Adres (miejsca zamieszkania lub siedziby firmy);
Adres e-mail;
Numer telefonu;
Nazwa firmy, kod firmy i kod podatnika VAT (jeśli odbiorcą usługi jest osoba prawna);
Numer rejestracyjny pojazdu;
Dane usługi (rodzaj usługi: wynajem lub parkowanie; okres; miejsce; informacje o samochodzie lub parkingu);
Dane faktur lub paragonów (numer, data wystawienia, kwota, VAT).
Jak pozyskujemy Twoje dane?
Bezpośrednio od Państwa – gdy składają Państwo zapytanie na stronach admita.lt, admitaflex.lt, admitaparking.com, rejestrują się w systemie samoobsługowym lub składają wniosek „Wystawić fakturę”;
Automatycznie – gdy dane są generowane podczas korzystania z naszych platform, w systemie rezerwacji i płatności;
Od dostawców usług lub partnerów płatniczych – jeśli generowanie faktury odbywa się w ramach integracji z systemami zewnętrznymi.
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
Do prawidłowego wystawiania faktur VAT, faktur korygujących lub paragonów;
Do deklarowania informacji organom państwowym (np. VMI), zgodnie z przepisami prawa;
Do prowadzenia systemów księgowych i procedur kontroli wewnętrznej;
Do zapewnienia zgodności z obowiązkami podatkowymi dotyczącymi świadczonych usług parkingowych lub wynajmu;
Do organizacji wystawiania i przekazywania faktur klientowi.
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Dostawcom usług księgowych i systemów IT – którzy wspierają nasze funkcje samoobsługi, płatności lub zarządzania fakturami;
Konsultantom, audytorom, księgowym – wykonującym nadzór lub świadczącym usługi finansowe;
Administratorowi podatkowemu (VMI) – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Republiki Litewskiej;
Instytucjom prawnym lub nadzorczym, jeśli jest to wymagane przez prawo.
Dane są przekazywane wyłącznie tym odbiorcom, którzy zapewniają odpowiednie środki przetwarzania i bezpieczeństwa danych osobowych. Państwa dane nie są przekazywane poza granice UE/EOG, z wyjątkiem przypadków, gdy zapewnione są odpowiednie gwarancje zgodnie z RODO.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane?
Przetwarzając dokumenty księgowe, kierujemy się art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dane są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z:
Ustawy RL o podatku od wartości dodanej;
Ustawy RL o rachunkowości;
Ustawy RL o administracji podatkowej;
Innych obowiązujących przepisów regulujących sprawozdawczość finansową i podatkową.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Dokumenty księgowe oraz zawarte w nich dane osobowe dotyczące Państwa są przechowywane przez 10 lat, licząc od daty wystawienia dokumentu, zgodnie z przepisami prawa.
V. Administrowanie usługami, zapewnienie jakości procesu oraz ochrona mienia/infrastruktury
(Monitoring wizyjny parkingów i samochodów)
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
Aby zapewnić wysoką jakość administrowania usługami świadczonymi przez UAB „Admita” (w tym parkowaniem i wynajmem samochodów) oraz ochronę naszego mienia, pojazdów i infrastruktury, przetwarzamy następujące dane osobowe:
Zdjęcia numerów rejestracyjnych pojazdów (np. podczas wjazdu/wyjazdu);
Nagrania wideo (na których mogą zostać zarejestrowane wizerunki osób, numery pojazdów, działania lub zdarzenia);
Dane techniczne dotyczące nagrań wideo: data, godzina, czas trwania, miejsce (parking, punkt przekazania samochodu).
Jak pozyskujemy Twoje dane?
Bezpośrednio z kamer monitoringu wizyjnego zainstalowanych na administrowanych przez nas parkingach samochodowych oraz w miejscach przekazania/zwrotu samochodów;
Klienci są informowani o monitoringu wizyjnym za pomocą znaków informacyjnych (np. przy wjeździe na parking lub w punkcie odbioru samochodów), zgodnie z przepisami prawa.
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
Zapewnienie automatycznej rejestracji wjazdu/wyjazdu pojazdów (system ANPR), wykorzystywanej do administrowania usługami i kontroli płatności;
Rejestrowanie czasu i warunków korzystania z usług (np. czasu parkowania lub momentu zwrotu samochodu);
Ustalenie możliwych naruszeń zasad, porządku publicznego lub przepisów prawa (np. niewłaściwego zachowania na parkingu, wyrządzenia szkody samochodowi lub infrastrukturze);
Zapewnienie ochrony naszego mienia (samochodów, infrastruktury, systemów) i prewencyjne zarządzanie ryzykiem;
Posiadanie dowodów w przypadku sporu lub szkody, zarówno w postępowaniu sądowym, jak i ubezpieczeniowym.
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Państwa dane mogą być przekazywane wyłącznie na podstawach prawnych i następującym odbiorcom:
Naszym dostawcom usług IT i bezpieczeństwa, pomagającym w administrowaniu systemami monitoringu wizyjnego lub przechowywaniu danych;
Zarządcom parkingów i samochodów/partnerom, z którymi wspólnie świadczymy usługi;
Właściwym organom ścigania i nadzoru (np. policji, sądowi, Państwowej Inspekcji Ochrony Danych) – gdy jest to konieczne ze względu na naruszenie przepisów prawa lub rozwiązanie sporu;
Towarzystwom ubezpieczeniowym – w celu udokumentowania szkody lub zdarzenia;
Firmom prawnym lub windykacyjnym, gdy konieczna jest obrona prawnie uzasadnionych interesów.
Dane nie są przekazywane stronom trzecim znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, chyba że zapewniony jest odpowiedni poziom bezpieczeństwa zgodnie z wymogami RODO.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO Państwa dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu:
Zapewnienie jakości i kontroli świadczonych usług (parkowania i wynajmu samochodów);
Ochrona mienia spółki i partnerów oraz infrastruktury przed działaniami niezgodnymi z prawem;
Rejestrowanie i zarządzanie incydentami, naruszeniami lub zdarzeniami (w tym w kontekście rozwiązywania sporów).
Jak długo przechowujemy Twoje dane?
Zwykłe nagrania wideo są przechowywane nie dłużej niż 2 miesiące od daty ich zarejestrowania, chyba że są potrzebne dłużej (np. ze względu na incydent);
Zdjęcia numerów rejestracyjnych pojazdów wykonane przy wjeździe/wyjeździe (wykorzystywane jako dowody zamówień) są przechowywane przez 3 lata od daty świadczenia usługi lub pełnej płatności;
Nagrania, na których zarejestrowane są konkretne incydenty (np. szkoda w mieniu, kradzież, naruszenie porządku), są przechowywane przez cały okres postępowania przedsądowego, sądowego lub administracyjnego, do czasu rozstrzygnięcia kwestii odpowiedzialności lub odszkodowania.
VI. Poprawa jakości obsługi klienta i informowania
(Nagrywanie rozmów telefonicznych)
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
Aby zapewnić wysoką jakość obsługi klienta, sprawny przebieg świadczenia usług (zwłaszcza przy zawieraniu telefonicznie umów wynajmu samochodu lub parkowania), a także w celu zapewnienia kontroli pracy pracowników i rozstrzygania sporów, UAB „Admita” nagrywa i przechowuje następujące Państwa dane osobowe:
Nagranie rozmowy (w tym Państwa głos i treść rozmowy);
Numer telefonu, z którego Państwo dzwonią;
Techniczne dane rozmowy: data, godzina, czas trwania połączenia;
W razie potrzeby – dodatkowe informacje związane z treścią rozmowy (np. rodzaj usługi, numer zamówienia).
Jak pozyskujemy Twoje dane?
Dane te są pozyskiwane bezpośrednio od Państwa, gdy dzwonią Państwo na wskazane numery obsługi klienta (np. +370 616 00141) i przekazują informacje ustnie;
Rozmowy są nagrywane tylko wtedy, gdy zostali Państwo poinformowani o nagrywaniu jeszcze przed rozpoczęciem rozmowy (komunikatem głosowym).
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
W celu zapewnienia, że przekazywane informacje są dokładne, świadczenie usług przebiega sprawnie, a rozwiązywane kwestie są uzasadnione i udokumentowane;
Oceny jakości obsługi pracowników oraz w celach szkoleniowych;
Po zawarciu umowy telefonicznie (np. rezerwacji wynajmu, zmiany, anulowania) nagranie może być wykorzystane jako dowód dotyczący zawarcia usług lub treści zobowiązań;
Rozwiązywania skarg, sporów, odpowiadania na pytania lub wyjaśniania sytuacji związanych ze świadczonymi usługami.
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Dane z Państwa rozmowy mogą być przekazywane:
Pracownikom wewnętrznym odpowiedzialnym za jakość obsługi, zarządzanie usługami lub szkolenia;
Zewnętrznym dostawcom usług działającym jako podmioty przetwarzające dane (np. dostawcom usług call center, administratorom systemów IT);
Instytucjom prawnym – tylko gdy jest to konieczne zgodnie z przepisami prawa lub przy rozwiązywaniu sporów (np. policji, sądom, Państwowej Inspekcji Ochrony Danych, adwokatom lub firmom windykacyjnym).
Dane nie są przekazywane poza granice Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony zgodnie z RODO.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane?
Państwa dane są przetwarzane na podstawie:
Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – która jest uznawana za udzieloną, jeśli po ostrzeżeniu o nagrywaniu kontynuują Państwo rozmowę;
Również – gdy podczas rozmowy zawierane jest ustne porozumienie lub rezerwacja, dane mogą być przetwarzane na podstawie wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
Prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w celu zapewnienia jakości obsługi, rozwiązywania skarg, obrony praw spółki lub klienta.
Jak długo przechowujemy Twoje dane?
Zwykłe nagrania rozmów telefonicznych są przechowywane przez 3 miesiące od zakończenia rozmowy;
Rozmowy, w których omawiane są ważne kwestie (np. zawieranie umów, skargi lub roszczenia), mogą być przypisane do innych celów przetwarzania i przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do realizacji konkretnego celu (np. w okresie sporu lub postępowania sądowego).
VII. Administrowanie wnioskami, skargami i zapytaniami
(Rozpatrywanie zapytań i skarg)
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
Aby obiektywnie ocenić złożone przez Państwa wnioski, skargi, roszczenia lub inne zapytania oraz udzielić odpowiedzi lub podjąć działania prawne, UAB „Admita” przetwarza następujące Państwa dane osobowe:
Imię, nazwisko;
Numer rejestracyjny pojazdu;
Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu (w razie potrzeby – adres zamieszkania lub adres firmy);
Treść zapytania/skargi/roszczenia oraz okoliczności z nim związane;
Załączone dokumenty (np. potwierdzenia rezerwacji, paragony, zdjęcia, nagrania wideo lub inne dowody).
Jak pozyskujemy Twoje dane?
Od Państwa lub Państwa przedstawiciela, gdy kontaktują się Państwo z nami e-mailem (np. info@admita.lt), telefonicznie, formularzem kontaktowym na stronach admita.lt, admitaflex.lt, admitaparking.com, listem lub na platformach mediów społecznościowych;
Dane mogą być uzupełnione posiadanymi przez nas informacjami o Państwu jako kliencie (np. historia rezerwacji, informacje o płatnościach lub inne informacje zarejestrowane przez sprzęt techniczny).
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
Państwa dane osobowe są wykorzystywane w celu umożliwienia nam:
Prawidłowej oceny sytuacji związanej z Państwa zapytaniem;
Zidentyfikowania Państwa jako klienta i udzielenia spersonalizowanej, uzasadnionej odpowiedzi;
Zapewnienia sprawnej koordynacji procesów wewnętrznych (np. analizy przestrzegania zasad świadczenia usług);
Dochodzenia, wykonywania lub obrony prawnie uzasadnionych interesów UAB „Admita” lub klientów w przypadku sporu lub incydentu.
Komu mogą być przekazywane Państwa dane?
Instytucjom prawnym lub administrującym sporami (np. sądom, Państwowej Służbie Ochrony Praw Konsumentów, Państwowej Inspekcji Ochrony Danych);
Adwokatom, komornikom, konsultantom, towarzystwom ubezpieczeniowym lub firmom zajmującym się administrowaniem długów;
Dostawcom usług (np. dostawcom usług IT lub obsługi klienta) działającym jako podmioty przetwarzające dane, tylko jeśli jest to konieczne do rozwiązania skargi lub zapytania;
Takie dane są przekazywane wyłącznie w trybie określonym przepisami prawa i tylko wtedy, gdy jest to konieczne do obrony naszych lub prawnie uzasadnionych interesów stron trzecich.
Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że zapewniony jest odpowiedni poziom bezpieczeństwa zgodnie z RODO.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane?
Państwa dane przetwarzamy:
Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy Państwa zgłoszenie związane jest z prawami lub interesami chronionymi przez prawo (np. prawami konsumenta, ochroną danych osobowych);
Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy dążymy do obrony prawnie uzasadnionych interesów (np. rozwiązywania sporu, dochodzenia odszkodowania lub obrony mienia spółki);
Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy przekazują Państwo nam opinię, uwagę lub nieformalną uwagę (tj. na podstawie zgody).
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Dane osobowe związane z rozpatrywaniem skarg, wniosków lub zapytań są przechowywane przez 3 miesiące od zakończenia rozpatrzenia;
Jeśli skarga lub roszczenie nie zostanie rozpatrzone w tym czasie lub jest związane ze sporem, dane mogą być przechowywane dłużej – przez cały okres postępowania sądowego lub przedsądowego;
Jeśli spór zostanie zakończony ugodą lub orzeczeniem sądu – związane z tym dane są przechowywane do 10 lat.
VIII. Reprezentacja i zwiększanie rozpoznawalności w przestrzeni publicznej
(Komunikacja w mediach społecznościowych)
W jakim celu przetwarzamy dane?
W celu zwiększania rozpoznawalności UAB „Admita” (dalej – Spółka), komunikacji z obecnymi i potencjalnymi klientami oraz prezentowania świadczonych usług – wynajmu samochodów, parkowania i rozwiązań mobilności – Spółka administruje następującymi kontami w mediach społecznościowych:
Facebook;
LinkedIn;
Instagram;
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
Komunikując się z Państwem w mediach społecznościowych, możemy przetwarzać następujące dane:
Imię, nazwisko lub nazwę konta użytkownika;
Zdjęcie profilowe lub zdjęcia, na których oznaczona jest Spółka;
Publiczne aktywności (np. „lubię to”, „komentuj”, „udostępnij”, „obserwuj” itp.);
Wiadomości i ich treść (np. tekst wiadomości, czas, załączniki, historia korespondencji);
Informacje o udziale w konkursach, promocjach lub wydarzeniach organizowanych przez Spółkę;
Opinie, oceny, komentarze dotyczące świadczonych usług.
Jak pozyskujemy Twoje dane?
Bezpośrednio od Państwa – gdy kontaktują się Państwo z nami na naszych kontach lub oznaczają naszą treść;
Gdy uczestniczą Państwo w konkursach społecznościowych, ankietach lub innych inicjatywach.
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
Sprawnej i efektywnej komunikacji z Państwem;
Odpowiedzi na Państwa pytania, sugestie lub skargi otrzymane za pośrednictwem mediów społecznościowych;
Przekazywania informacji o naszych usługach (warunkach wynajmu, ofertach, aktualnościach);
Kształtowania wizerunku Spółki i prezentacji usług w przestrzeni publicznej.
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Partnerom świadczącym usługi reklamowe lub komunikacji w mediach społecznościowych (np. agencjom marketingowym, konsultantom, twórcom), którzy działają jako nasi podmioty przetwarzające dane;
Właściwym instytucjom (np. sądowi, VDAI, policji), tylko jeśli wymagają tego przepisy prawa;
Dane nigdy nie są przekazywane osobom trzecim, które nie zapewniają odpowiednich środków ochrony.
Państwa dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza EOG), chyba że administrator serwisu społecznościowego (np. „Meta Platforms” lub „LinkedIn Corporation”) stosuje środki ochrony spełniające wymogi RODO.
Ważne: Państwa dane są również przetwarzane przez samych administratorów platform mediów społecznościowych. Zalecamy zapoznanie się z ich politykami prywatności (np. Facebook, Instagram, LinkedIn).
Na jakich warunkach zgodnego z prawem przetwarzania przetwarzamy dane?
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – kontaktują się Państwo z nami w przestrzeni społecznościowej z własnej inicjatywy, dlatego dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody;
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – mamy prawnie uzasadniony interes w utrzymywaniu kontaktu z naszą publicznością, informowaniu o usługach, budowaniu reputacji, dlatego dane są również przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
Jak długo przechowujemy Państwa dane?
Państwa dane są przechowywane tak długo, jak są widoczne w naszych mediach społecznościowych, lub do czasu wyrażenia przez Państwa chęci ich usunięcia;
Dane związane z incydentami sądowymi lub mogącymi wpłynąć na reputację (np. zniesławieniem) są przechowywane przez cały okres sporu lub postępowania.
IX. Marketing bezpośredni i newslettery
Jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy?
Imię, nazwisko, adres e-mail i (jeśli wybrano) numer telefonu; historia wyborów (np. czy wyrazili Państwo zgodę na otrzymywanie newsletterów), statystyki techniczne otwarć/kliknięć newsletterów (zanonimizowane lub uogólnione, o ile jest to konieczne do świadczenia usługi i oceny jakości).
Jak pozyskujemy Twoje dane?
Bezpośrednio od Państwa, gdy zapisują się Państwo do newslettera na naszych stronach (admita.lt, admitaflex.lt, admitaparking.com), wypełniają formularze lub wyrażają zgodę innymi kanałami (np. e-mailem).
W jakim celu wykorzystywane są Twoje dane osobowe?
W celach marketingu bezpośredniego – przekazywanie ofert, aktualności dotyczących usług (wynajmu samochodów, parkowania, powiązanych rozwiązań), promocji i treści, które mogą być dla Państwa istotne. Państwa rezygnacja z otrzymywania newsletterów nie ma wpływu na umowy ani świadczenie usług.
Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Twoje dane?
Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – gdy dobrowolnie wyrażają Państwo zgodę na otrzymywanie newsletterów.
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – gdy są Państwo naszym klientem i wysyłamy informacje o podobnych usługach, przestrzegając przepisów art. 69 ustawy RL o łączności elektronicznej. W każdym przypadku mogą Państwo w dowolnym momencie i bezpłatnie zrezygnować.
Komu mogą być przekazywane Twoje dane osobowe?
Dostawcom usług wysyłki e-maili (np. MailerLite, Mailchimp lub równoważnym), którzy działają jako podmioty przetwarzające dane na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych i zapewniają odpowiednie środki bezpieczeństwa. Dane nie są udostępniane osobom trzecim w celach reklamowych bez Państwa zgody ani przekazywane poza UE/EOG, z wyjątkiem przypadków, gdy stosowane są środki ochrony zgodne z wymogami RODO.
Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?
Tak długo, jak obowiązuje Państwa zgoda na otrzymywanie newsletterów lub do momentu jej wycofania; w przypadku podstawy prawnie uzasadnionego interesu – nie dłużej niż jest to niezbędne do komunikacji z obecnymi klientami w sprawie podobnych usług i do momentu zgłoszenia sprzeciwu.
Jak mogą Państwo zrezygnować?
Na dole każdej wiadomości znajdą Państwo link „Anuluj subskrypcję”. Mogą Państwo również napisać na adres e-mail info@admita.lt, a my niezwłocznie zaktualizujemy Państwa ustawienia.
